Stage

Procédure d’organisation des stages : ouvrier, technicien et de fin d’études

Le présent document propose une description des étapes de déroulement des stages ouvrier et technicien ainsi que des stages de fin d’études pour les étudiants de la 3^ème année.

• Stages ouvrier

Les étapes se présentent comme suit :

• Affichage aux étudiants de la 1^ère année, vers le début du mois de Mars (Tableau d’affichage, site de l’institut), d’un avis (annexe 1) qui précise les dates de récupérations du journal de stage et l’offre de stage (annexe 2)qui sera téléchargé du site de l’institut puis signé auprès du service des stages
• Réalisation du stage pendant les vacances d’été (début juin jusqu’à fin Aout)
• Le 1^er jour du stage, l’étudiant est appelé à remplir soigneusement la fiche du déclenchement du stage (à télécharger du site de l’institut) (annexe 3) et l’envoyer le jour même au service des stages (par Email/par fax, regarde la procédure indiqué dans le site, lieu de téléchargement de la fiche). L’envoie de la fiche fait preuve du commencement du stage.
• Affichage aux étudiants de la 2^ème année, vers le début du mois d’Octobre, d’un avis (annexe 4) qui précise les dates de remises des documents du stage ouvrier.

Pour ce type de stage, les étudiants sont appelés à remettre les documents suivants :

• le rapport de stage en papier
• Deux copies de l’attestation de stage dûment signée par l’entreprise (une originale et une photocopiée).
• et le journal de stage portant la signature et le tampon de l’entreprise
• Evaluation du rapport de stage ouvrier et vérification des documents (attestation et journal de stage) par les enseignants sous forme d’une soutenance vers la fin du mois de Novembre. La durée allouée pour la présentation du stage ouvrier ne dépasse pas  les 10 minutes par étudiant. Par ailleurs, la soutenance est assurée par 2 enseignants (un membre et un rapporteur) qui doivent statuer sur la base d’une fiche d’évaluation préétablie qui se base surtout sur l’application du guide de stage ouvrier (annexe 5).

Lors de la soutenance, si les membres du jury constatent que l’étudiant n’a pas effectué réellement son stage, ou qu’il n’a pas appliqué exactement les consignes du guide de stage ouvrier, ils peuvent décider à l’unanimité de lui demander de refaire son stage (premier cas) ou de faire les corrections exigées dans un délai qui ne doit pas dépasser les 15 jours (2^ème cas).

Il convient de noter également que la soutenance peut déboucher sur 3 décisions :

• Non validation du stage
• Validation du stage
• Validation sous réserve de correction du rapport. Les corrections demandées doivent être apportées par les étudiants durant les 15 jours qui suivent la soutenance à défaut d’un non validation.

• Le responsable du service de stage prépare un état concernant l’évaluation des stages ouvrier, qui sera communiqué au service des stages, pour affichage et archivage, vers le début du mois de décembre.
• Dans le cas d’une non réalisation du stage ouvrier, l’étudiant est appelé à parcourir sa dernière chance pendant les vacances du mois de Mars avec les mêmes procédures.

• Stages technicien

Les étapes se présentent comme suit :

1. Affichage aux étudiants de la 2^ème année, vers le début du mois de Mars (Tableau d’affichage, site de l’institut), d’un avis (annexe 1) qui précise les dates de récupérations du journal de stage et l’offre de stage (annexe 2) qui sera téléchargée du site de l’institut puis signé auprès du service des stages.
2. Réalisation du stage pendant les vacances d’été (début juin jusqu’à fin Aout)
3. Le 1^er jour du stage, l’étudiant est appelé à remplir soigneusement la fiche du déclenchement du stage (annexe 3) (à télécharger du site de l’institut) et l’envoyer le jour même au service des stages (par Email/par fax, regarde la procédure indiqué dans le site, lieu de téléchargement de la fiche). L’envoie de la fiche fait preuve du commencement du stage.
4. Affichage aux étudiants de la 3^ème année, vers le début du mois d’Octobre (Tableau d’affichage, site de l’institut), d’un avis (annexe 4) qui précise les dates de remises des documents du stage technicien. Il faudrait au moins prévoir 3 semaines entre la date d’affichage de l’avis et celle de soutenance.

Pour ce stage, les étudiants sont appelés à remettre les documents suivants :

• le rapport de stage, sur papier.
• Deux copies de l’attestation de stage dûment signées par l’entreprise (une originale et une photocopiée).
• et le journal de stage portant la signature et le tampon de l’entreprise

5. Affichage du planning des soutenances aux étudiants, vers le début du mois de Novembre.

• Soutenances du stage technicien vers la fin du mois de Novembre. La durée allouée pour la présentation du stage technicien est de l’ordre de 10 minutes par étudiant. Par ailleurs, la soutenance est assurée par 2 enseignants (un membre et un rapporteur) qui doivent statuer sur la base d’une fiche d’évaluation préétablie (annexe 6).

Lors de la soutenance, si les membres du jury constatent que l’étudiant n’a pas effectué réellement son stage, ou qu’il a plagié, ils peuvent décider à l’unanimité de lui demander de refaire son stage. Au même titre, si l’étudiant ne présente pas tous les documents requis, il lui sera demandé de compléter son dossier dans un délai qui ne doit pas dépasser les 20 jours, à défaut de non validation du stage.

Il convient de noter également que la soutenance peut déboucher sur 3 décisions :

• Non validation du stage
• Validation du stage
• Validation sous réserve de correction du rapport. Les corrections demandées doivent être apportées par les étudiants durant les 15 jours qui suivent la soutenance à défaut d’un non validation.
• Après soutenance, remise des fiches d’évaluation dûment signées par les membres du jury au service des stages.
• Edition et affichage par le service des stages d’un premier état des soutenances qui précise pour chaque étudiant, la décision du jury : non validé, validé sous réserve de correction ou validé.
• Suivi des stages validés sous réserve de corrections par les rapporteurs en charge. En effet, une fois les corrections exigées ont été apportées par l’étudiant, les rapporteurs doivent prendre contact avec le service des stages pour apposer leur signature sur la fiche d’évaluation dans la rubrique y afférente avec la mention : rapport validé après correction.
• Dans le cas ou les corrections exigés par le rapporteur n’ont pas été réalisé dans le délai convenu (15 jours) et il n’ya pas une déclaration de retard écrite et déposée par l’enseignant au bureau du service des stages, cela suppose que le stage n’est pas validé définitivement et l’étudiant est appelé à refaire son stage technicien après les soutenances de son PFE dans une entreprise différente de l’entreprise accueillante dans son PFE avec les mêmes procédures.
• Edition et affichage par le service des stages d’un état définitif des soutenances du stage technicien.

• Stages de fin d’études PFE ou SFE

En ce qui concerne les PFE, leur déroulement doit se faire selon la séquence suivante :

• Affichage (Tableau d’affichage, site de l’institut) d’un avis (annexe 1) aux étudiants (vers le début du mois de décembre), pour les informer de la nécessité de télécharger leurs offres de stages du site de l’institut puis les signés auprès du service des stages avant les vacances d’hiver. Cet avis doit également préciser que les PFE doivent impérativement se faire par binôme.
• Affichage d’un deuxième avis (annexe 7) aux étudiants vers le début du mois de Janvier pour les informer des dates de remises des offres de stages dûment signées par les trois encadrants ( 2 académiques et 1 professionnel) et portant le cachet de l’entreprise.
• Remises des offres de stage auprès du service des stages dans les délais impartis.
• Dans le cas du dépassement du temps prévu, les étudiants sont appelés à contacter le coordinateur des stages dans leur spécialité pour prendre les mesures nécessaires. (le retard peut entraîner la diminution de la note finale du PFE)
• Affectation des PFE aux enseignants (compte tenu respectivement de la charge horaire et des préférences des étudiants). Chaque PFE est encadré par 2 enseignants.
• Affichage de l’état des affectations des PFE pour chaque binôme, vers la fin du mois de Janvier. En effet cet état, doit préciser le nom et le prénom des binômes, le nom et le prénom des 2 encadrants académiques affectés ainsi que le nom de l’entreprise, lieu du déroulement du stage. Par ailleurs, il convient de préciser à ce niveau que le stage est d’une durée de 3 mois. Il doit commencer le 1^er Février et prendre fin vers la fin du mois d’Avril.
• Le guide de rédaction des PFE (annexe 8, annexe 9) est disponible dans le site de l’institut et qui peut être téléchargé par les enseignants ainsi que les étudiants. Au même titre, les enseignants sont tenus d’entrer en contact avec l’entreprise accueillante et les encadrants professionnels pour se mettre d’accord sur le sujet à traiter en fonction des besoins exprimés.
• Suivi de l’encadrement des étudiants. Chaque binôme doit bénéficier d’un encadrement hebdomadaire d’une durée d’une heure pour chaque encadrant académique.
• Les encadrants doivent remplir la fiche d’encadrement (annexe 10) dans un délai qui ne dépasse pas 20 jours du début du PFE, puis préciser l’heure et le jour d’encadrement pour chaque PFE.
• Affichage d’un avis (Tableau d’affichage, site de l’institut) aux étudiants vers mi Avril pour les informer des dates de dépôts des PFE.
• Dépôt des PFE auprès du service des stages, vers le début du mois de Mai
• Un rapport de stage, sur papier (deux exemplaires) et sur CD/DVD en Format Word
• Autorisation de soutenance signé par l’encadrant de l’institut à télécharger du site de l’institut (annexe 11)
• Le dépôt des rapports de PFE n’est pas autoriser lorsque le binôme dépasse la limite qui est 3 jours ouvrable avant la soutenance
• Organisation des soutenances des PFE. La durée de la soutenance pour chaque rapport est de l’ordre de 25 minutes. Les soutenances sont assurées par un jury composé de 5 membres : un président, 2 rapporteurs et 2 encadrants. Aussi bien les rapporteurs que les encadrants auront à évaluer le rapport sur la base respectivement de la fiche d’évaluation rapporteur et de la fiche d’évaluation pour les 2 encadrants. Au même titre, le président du jury en concertation avec les deux rapporteurs et les deux encadrants doivent statuer sur le rapport et la soutenance, conformément à une fiche d’évaluation du stage de fin d’étude pour chaque étudiant.
• Affichage du planning des soutenances des PFE aux étudiants.
• Affichage de l’état définitif des soutenances des PFE.

Annexe 1 :Date de récupérations du journal de stage

Annexe 2 :Offre de stage

Annexe 3 :Fiche de déclenchement de stage ouvrier et technicien

Annexe 4 : Date de remises des documents du stage ouvrier

Annexe 5 : Fiche d’évaluation (stage ouvrier)

Annexe 6 : Fiche d’évaluation (stage technicien)

Annexe 7 : Avis aux étudiants (dates de remises des offres de stages)

Annexe 8 : Guide de stage de PFE (Management)

Annexe 9 : Guide de stage de PFE (Design)

Annexe 10 : Fiche d’encadrement

Annexe 11 : Fiche d’autorisation de soutenance